Jäsenrekisterin siivous
1.1.2026
Jäsenrekisteristä on 1.1.2026 poistettu ei-aktiivisten jäsenten tiedot. Jäsenrekisterin siivoamisen johtuu tietosuojalainsäädännöstä.
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) säätelee henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilörekisterien ylläpitoa. Tietosuojalainsäädännön mukaan henkilötietojen käsittelylle tule olla aina oikeudellinen peruste. Tälläinen oikeudellinen peruste voi olla esim. lainsäädännössä säädetty tehtävä ylläpitää luetteloa yhdistyksen jäsenistä.
Jäsenrekisterin ylläpito perustuu lainsäädäntöön
Heikkilän Sukuseura Ry on yhdistylain mukainen yhdistys ja yhdistylain perustella sen velvollisuus on ylläpitää luetteloa jäsenistään eli jäsenrekisteriä. Lisäksi yhdistyslain mukaan yhdistyksellä tulee olla säännöt. Heikkilän sukuseuran sääntöjen 3 §:ssä on määritetelty ketkä ovat sukuseuran jäseniä sekä miten jäsenyys pysyy voimassa.
Sukuseuran sääntöjen mukasesti jäsenyyteen kuulu mm. vuosittaisen yleisen kokouksen hyväksymän jäsenmaksun maksaminen ellei siihen ole myönnetty erikseen vapautusta. Vuoteen 2024 saakka oli mahdollista maksaa myös ainaisjäsenmaksu, jonka maksaneiden jäsenyys jatkuu toistaiseksi. Ainaisjäsenmaksuvaihtoehto poistui vuonna 2024.
Miksi jäsenrekisteri on siivottu?
Heikkilän Sukuseuralla on oikeus käsitellä vain niiden henkilöiden henkilötietoja, jotka ovat sukuseuran jäseniä. Eli jos henkilö ei enää ole ilmaissut tahtoaan jatkaa jäsenyyttää esim. maksamalla jäsenmaksunsa, sukuseuralla ei enää ole oikeutta käsitellä hänen henkilötietojaa eli ne on poistettava jäsenrekisteristä.
Koska jäsenmaksun maksamatta jättäminen on saattanut johtua unohtamisesta tai henkilö ei ole saanut jäsenmaksukirjettä, koska sähköpostiosoite tai postiosoite on muuttunut, jäsenrekisterin siivoamisessa ei pidetä "kiirettä", vaan jäsentietoja pidetään rekisterissä vielä yhden vuoden ennen lopullista poistamista.
Olemme nyt siivonneet jäsenrekisteristä niiden jäsenten tiedot, joista ei ole sukuseura ei ole saanut jäsenmaksusuoritusta vuosina 2024 tai 2025. Ainaisjäsenten tietoja emme ole poistaneet.
Miten minun jäsenyydelle käy, jos jäsenmaksu jäi maksamatta?
Jos sinulta on jäänyt viimeisin eli vuoden 2025 jäsenmaksu maksamatta, sukuseuran jäsenyytesi on päättynyt 1.1.2026 alkaen alkaen. Jäsenrekisterissä tietosi ovat vielä tallessa ei-aktiivinen -tilassa vuoden 2026 ajan, jonka jälkeen poistamme tietosi kokonaan.
Jäsenyyden päättyminen tarkoittaa, ettei sinulla ole enää äänioikeutta yleisessä kokouksessa, pääsysi jäsenten omille sivuille on lakannut ja et saa enää sukuseuran tiedotteita ja uutiskirjeitä.
Voit aktivoida jäsennytesi maksamalla vuoden 2025 jäsenmaksun koska vain. Jäsenmaksun saatuamme muutamme muutaman päivän kuluessa jäsenyytesi aktiivinen -tilaan, jonka jälkeen jäsenyytesi palautuu. Suosittelemme käyttämään maksamisessa jäsenmaksukirjen laskulomakkeella olevaa viitenumeroa, niin tiedämme, että kyse on nimenomaan sinun jäsenmaksusta. Jos olet hävittänyt jäsenmaksukirjeen, ota yhteyttä jäsenrekisterin ylläpitäjään, niin hän voi lähettää sen sinulle uudelleen sähköpostilla.
Koska vuoden 2025 jäsenmaksun maksamatta jättäminen on saattanut olla vain unohdus, lähetämme ei-aktiivisille jäsenille vielä syksyllä 2026 uuden jäsenmaksukirjeen, jonka jäsenmaksun maksamalla, jäsenyys palautuu.
Mikäli et enää halua olla jäsen, pyydämme ilmoittamaan siitä jäsenrekisterin ylläpitäjälle, jolloin poistamme jäsentietosi tiedon saatuamme.