Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Heikkilä Sukuseura Ry
Hakarannantie 6
97110 Rautionsaari
Rekisteristä vastaava
Jäsenrekisterin ylläpitäjä Pertti Heikkilä
Sähköposti: heikkilasukuseura(at)gmail.com
Käsittelytoiminto ja tarkoitus
Jäsenten nimi- ja yhteystietojen ylläpito, tiedotteiden, uutiskirjeiden ja jäsenmaksukirjeiden lähettämistä varten, jäsenten omille sivulle tunnistautuminen, jäsenmaksutietojen seuranta sekä vuosikokouksissa jäsenen äänioikeuden tarkastaminen.
Oikeusperuste
Yhdistyslain 503/1989 11§:n mukaisesti yhdistyksen on pidettävä luetteloa jäsenistään.
Säilytysaika
Säilytämme jäsenrekisterin tietoja jäsenyyden ajan. Jäsenyys pysyy voimassa maksamalla vuosittain jäsenmaksun. Jos jäsenmaksu jää maksamatta, siirrämme jäsenen tilan jäsenrekisterissä ei-aktiiviseksi vuoden lopussa. Ei-aktiivisen jäsenen tiedot poistetaan kokonaan seuraavan vuoden lopussa. Poistamme tiedot rekisteristä pysyvästi myös, kun sukuseuran jäsen ilmoittaa eroavansa jäsenyydestä tai kuolee. Toivomme, että kuolleen jäsenen lähiomaiset ilmoittavat asiasta, jotta tiedämme poistaa jäsenen tiedot, ettemme mm. lähettäisi hänelle enää jäsenmaksukirjettä.
Rekisteröidyt
Rekisteröityjä ovat Heikkilän Sukuseura Ry:n jäseneksi liittyneet luonnolliset henkilöt.
Käsiteltävät tiedot ja niiden lähteet ja siirto
Jäsenen nimi (etunimi ja sukunimi), sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero ja jäsenmaksutiedot sekä jäsenten omien sivujen kirjatumisessa käytettävä salasana. Nimi, sähköpostiosoite ja jäsenen postitoimipaikka (kotipaikka) tiedot ovat pakollisia.
Jäsenrekisterin tiedot on saatu jäseneltä itseltään siinä yhteydessä, kun hän on liittynyt jäseneksi. Ennen Tietosuoja-astuksen voimaatuloa (2018) on myös perheenjäsen saattanut ilmoittaa puolison, lapsensa tai lähiomaisen tiedot jäsenrekisteriin. Jäsenten omien sivujen kirjautumisessa käytettävän salasanan määrittelee jäsen itse.
Jäsen voi ilmoittaa muuttuneet tiedot jäsenluettelon ylläpitäjälle sähköpostilla tai sähköisellä lomakkeella. Jäsenen kuolintieto (jäsenen poistaminen rekisteristä) voidaan saada julkaistusta kuolinilmoituksesta tai lähiomaisen ilmoittamana tietona.
Jäsenrekisterin tietoja ei siirretä.
Tietojen luovutus ja julkaiseminen
Jäsenten tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä julkaista. Hallituksen jäsenten ja varajäsenten nimitiedot ovat julkisia. Jäsenluettelon saavat nähtäväksi vain sukuseuran hallituksen jäsenet.
Tietojärjestelmät ja tietoturva
Jäsenrekisterin ylläpito tapahtuu Yhdistysavain -palvelussa. Palvelun tuottaja Vitec Avoine Oy käsittelee Heikkilän Sukuseura Ry:n jäsentietoja sukuseuran lukuun. Palvelu käyttää suojattua verkkoyhteyttä. Jäsenrekisteriin pääsy ylläpitäjille edellyttää kaksivaiheista (2FA) tunnistautumista. Jäsenten omien sivujen salasana on erikseen salattu eikä siihen ole pääsyä jäserekisterin ylläpitäjällä.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus tarkastaa omat, sinusta rekisteröidyt tiedot.
Sinulla on oikeus pyytää väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamiseen.
Sinulla on oikeus pyytää poistamaan tietosi jäsenrekisteristä koska tahansa. Huomioi, että samalla kun pyydät tietojesi poistamista, poistuu myös Sukuseuran jäsenyys.
Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli tietoa käsitellään muihin tarkoituksiin kuin mihin niitä on alunperin kerätty.
Sinulla on oikeus saada rekisterissä olevat tietosi meiltä järjestelmästä toiseen siirtoa varten jäsennetyssä ja yleisesti käytetyssä tiedostomuodossa.
Oikeuksien käyttäminen
Tietojen tarkastaminen ja korjaaminen
Sukuseuran jäsen, joka on ilmoittanut jäsenrekisteriin sähköpostiosoitteensa, voi tarkistaa ja korjata jäsenrekisterissä olevia jäsentietojaan kirjautumalla Jäsenten Omille sivuille.
Jäsentietojen muutokset voi ilmoittaa myös Jäsentietojen muutokset -sivulta löytyvällä jäsentietolomakkeella. Jäsen ei voi muuttaa jäsentiedoissaan itse jäsenmaksutietojaan.
Mikäli jäsen ei pääse kirjautumaan jäsensivulle (sähköpostiosoite puuttuu tai on virheellinen), ota yhteyttä jäsenrekisterin ylläpitäjään. Hänen yhteystiedot löydätä tämän sivun alusta.
Muiden rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen
Mikäli haluat, että jäsentietosi poistetaan kokonaan, tai vastustat tietojesi käsittelyä, ota yhteyttä jäsenrekisterin ylläpitäjään. Hänen yhteystiedot löydät tämän sivun alusta.